成立活动筹备组，召开筹备会议。由筹备组成员共同协商对本次活动进行宏观总策划，终将活动涉及到的工作分成诸如宣传、外联、物品筹备、节目等几大部分，并将每一项工作选出负责人，舞台音响租赁单价，同时选出本次活动的总负责人。
根据筹备会议精神，认真制定活动计划书，将其作为工作的指南，舞台音响租赁价格，一切行动原则上必须按照活动计划书进行，舞台音响租赁，同时将活动程序表、活动日程安排表等关于活动的基本资料打印装订成册，保证个负责人人手一份，舞台音响租赁公司，这样有利于活动的有序进行。
灯光设备
1.舞台大灯：舞台大灯是起到舞台照明作用的重要设备，作为整个舞台上灯光效果的主体，其一次性能够照明全场。常见类型有移动头灯、点光源灯等。
2.特殊灯光：特殊灯光包括彩虹灯、模拟新月灯等，其特殊外形和特别的灯光形式能够为观众呈现出吸引人的效果。
3.移动灯光：移动灯光具有可以自由移动和旋转的特性，其作用主要是为了强调舞台中特定的人物和区域，同样包括各类烟雾和效果灯。
会展策划者在进行计划或规划之前，运用科学的策划运作程序对计划进行构思和设计，为计划生成提供智谋，使计划切实可行，使预算投向可靠。规范运作作用是指会展策划能使会展运作趋于科学、合理、规范。好的活动策划，需要有一定的可信度。在大多数情况下，可信度来自于方案的执行力。活动策划的再好，没有足够的资源实施也是不行的，长期的活动举办经验，不但能为活动策划者提供丰富的经验，更重要的是能累积足够的执行资源。
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